POSTBUS 21075 • 3001 AB ROTTERDAM • TEL 010 281 6969
NL EN

NAI Privacyverklaring op zaken

 

Disclaimer: Dit is een vertaling van de oorspronkelijke Engelse versie, die hier te vinden is. In geval van discrepanties tussen de Engelse versie en de Nederlandse versie, gaat de Engelse versie voor op de Nederlandse versie.

 

Laatst gewijzigd: Juni 2022

 

Doel van deze privacyverklaring

 

De Stichting Nederlands Arbitrage Instituut ("NAI" "wij" of "ons") verricht geschillenbeslechtingsdiensten en andere werkzaamheden met betrekking tot geschillen of potentiële geschillen, zowel tijdens de behandeling daarvan als na de beëindiging daarvan, onder meer op grond van het NAI Arbitragereglement, het NAI Bindend Advies Reglement en het NAI Mediation Reglement ("NAI Procedures" of "Procedures").

 

In deze Privacyverklaring wordt beschreven hoe het NAI persoonsgegevens verzamelt en verwerkt in het kader van die diensten en activiteiten. Deze Privacyverklaring is niet bedoeld ter vervanging van andere privacyverklaringen of -mededelingen die in het kader van NAI Procedures kunnen worden uitgevaardigd of die wij u in specifieke omstandigheden kunnen verstrekken. Onze privacyverklaring voor alle andere activiteiten die geen verband houden met NAI Procedures vindt u hier.

 

NAI Procedures kunnen uiteindelijk de rechten en belangen van personen (zowel particulieren als rechtspersonen) bepalen en moeten daarom eerlijk en onpartijdig worden gevoerd. Hoewel het NAI de uitkomst van geschillen niet zelf bepaalt, spelen wij een belangrijke rol bij het waarborgen dat recht wordt gedaan in NAI Procedures en dat de fundamentele rechten van partijen op een eerlijk proces, gelijke behandeling en het recht om hun zaak voor te leggen en te worden gehoord, worden beschermd.

 

Het voeren van NAI Procedures vereist dat persoonsgegevens worden verwerkt die betrekking hebben op arbiters, bindend adviseurs, mediators, deskundigen en/of anderen die in soortgelijke rollen optreden of kunnen optreden ("Neutrals"), evenals secretarissen, partijen, hun gevolmachtigden en raadslieden, getuigen en alle andere personen die geïdentificeerd of identificeerbaar kunnen zijn in enige informatie die door het NAI wordt verwerkt in het kader van de NAI Procedure.

 

Het NAI treedt op als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens voor een deel van haar activiteiten in het kader van NAI Procedures. U dient zich ervan bewust te zijn dat ook anderen als verantwoordelijke voor de gegevensverwerking kunnen optreden tijdens NAI Procedures, zoals bijvoorbeeld de partijen, hun gemachtigde of raadsman en Neutrals. Het NAI is de verantwoordelijke entiteit voor de gegevensverwerkingsactiviteiten die het als instelling onderneemt, maar niet voor de activiteiten die andere verantwoordelijken voor de gegevensverwerking in het kader van NAI Procedures ondernemen. Hun activiteiten zijn niet het onderwerp van deze Privacyverklaring.

 

Het NAI heeft verschillende gegevensverwerkers aangesteld om namens haar persoonsgegevens te verwerken en te handelen in overeenstemming met de normen zoals vereist onder de Verordening (EU) 2016/679 (Algemene Verordening Gegevensbescherming) ("AVG") en de relevante nationale GDPR-implementatiewetten ten behoeve van de levering van onze diensten aan u, zoals hieronder uiteengezet. Gegevensverwerkers die door het NAI zijn aangesteld, zijn ook onderworpen aan de voorwaarden die in deze privacyverklaring worden uiteengezet.

 

Wij wijzen u erop dat wanneer u in het kader van NAI Procedures persoonsgegevens verstrekt over een persoon met wie wij, of de persoon aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt, geen directe relatie hebben het uw plicht is om de individuele betrokkene op passende wijze in kennis te stellen van het feit dat zijn gegevens voor dit doel worden verwerkt en om te voldoen aan uw andere toepasselijke verplichtingen inzake gegevensbescherming.

 

Deze privacyverklaring is van kracht vanaf de datum die aan het einde van deze Privacyverklaring staat. Een voettekst die verwijst naar deze Privacyverklaring zal worden geplaatst op alle communicatie tijdens NAI Procedures. Als we wezenlijke wijzigingen aanbrengen in deze Privacyverklaring, zullen we dit aangeven in de voettekst en deze Privacyverklaring op onze website bijwerken met een gewijzigde datum.

 

Als u vragen hebt over deze privacyverklaring, of over de manier waarop wij uw persoonsgegevens behandelen in het kader van NAI Procedures, of als u een van uw rechten als betrokkene wilt uitoefenen, verwijzen wij u naar de gegevens aan het eind van deze Privacyverklaring.

 

Welke persoonsgegevens verzamelen wij en hoe verzamelen wij die?

 

Afhankelijk van de omstandigheden kunnen wij de volgende persoonsgegevens over u verkrijgen:

 

Neutrals/secretarissen

  • Voornaam (of initialen) en achternaam, geslacht, persoonlijk en zakelijk adres, e-mailadres en telefoonnummer(s);
  • Ervaring met arbitrage en andere vormen van alternatieve geschillenbeslechtingsprocedures;
  • CV's en lijsten van publicaties;
  • Informatie die aan het NAI is verstrekt in het kader van een met het NAI gevoerde procedure voor alternatieve geschillenbeslechting;
  • Taalvaardigheden;
  • Bedrijfsgegevens, functietitel, functie en/of afdeling van het bedrijf waar u werkt;
  • Financiële informatie voor betalings- of factureringsdoeleinden (bijvoorbeeld bank- en rekeninggegevens of kredietkaartgegevens, factuuradres, btw-nummers);
  • Andere persoonsgegevens die aan ons zijn verstrekt door u, een partij, een gemachtigde of raadsman van een partij, een Neutral, een secretaris, of anderszins door ons bekend zijn gemaakt aan of verzameld zijn door derden of publiek beschikbare bronnen, in verband met NAI Procedures;
  • Gegevens die het NAI verkrijgt in verband met het gebruik door u van IT-diensten of -applicaties van het NAI (bijvoorbeeld toegang tot het draadloze internetnetwerk voor gasten van het NAI) alsmede het onderhoud, de beveiliging en het beheer daarvan (dit laatste mede ten behoeve van de controle op de naleving van de (IT-beveiligings)richtlijnen van het NAI); en
  • Informatie over de vraag of u onderworpen bent aan economische sancties of enige andere  wettelijke of toezichthoudende beperkingen.

Individuele partijen/vertegenwoordigers van partijen/juristen

  • Uw naam, contactgegevens, financiële informatie (inclusief bankgegevens) en andere persoonsgegevens die aan ons zijn verstrekt door u, een partij, een gemachtigde of juridisch adviseur van een partij, een Neutral, een secretaris, of anderszins door ons bekend zijn gemaakt aan of verzameld zijn door derden of publiek beschikbare bronnen, in verband met NAI Procedures;
  • Gegevens die het NAI verkrijgt in verband met het gebruik door u van IT-diensten of -applicaties van het NAI (bijvoorbeeld toegang tot het draadloze internetnetwerk voor gasten van het NAI) alsmede het onderhoud, de beveiliging en het beheer daarvan (dit laatste mede ten behoeve van de controle op de naleving van de (IT-beveiligings)richtlijnen van het NAI); en
  • Informatie over de vraag of u onderworpen bent aan economische sancties of enige andere  wettelijke of toezichthoudende beperkingen.

 

Getuigen en deskundigen

  • Uw naam, contactgegevens, financiële informatie (inclusief bankgegevens) en andere persoonsgegevens die aan ons zijn verstrekt door u, een partij, een gemachtigde of juridisch adviseur van een partij, een Neutral, een secretaris, of anderszins door ons bekend zijn gemaakt aan of verzameld zijn door derden of publiek beschikbare bronnen, in verband met NAI Procedures;
  • Gegevens die het NAI verkrijgt in verband met het gebruik door u van IT-diensten of -applicaties van het NAI (bijvoorbeeld toegang tot het draadloze internetnetwerk voor gasten van het NAI) alsmede het onderhoud, de beveiliging en het beheer daarvan (dit laatste mede ten behoeve van de controle op de naleving van de (IT-beveiligings)richtlijnen van het NAI); en
  • Informatie over de vraag of u onderworpen bent aan economische sancties of enige andere  wettelijke of toezichthoudende beperkingen;
  • Persoonsgegevens die u verkiest op te nemen in uw getuigenverklaring of deskundigenverslag en alle mondelinge getuigenissen die u eventueel aflegt (en die eventueel worden getranscribeerd), zoals ons voorgelegd tijdens NAI Procedures waarin u schriftelijk of mondeling bewijs levert; en
  • Alle andere persoonsgegevens van u die aan ons zijn verstrekt door een partij, een gemachtigde of raadsman van een partij, een Neutral, een secretaris, of anderszins aan ons bekend zijn gemaakt of door ons zijn verzameld bij derden of publiek beschikbare bronnen, in verband met NAI Procedures waarin u schriftelijk of mondeling bewijs levert.

Andere personen

  • Persoonsgegevens van u die aan ons zijn verstrekt door een partij, een gemachtigde of raadsman van een partij, een Neutral, een secretaris, of anderszins aan ons bekend zijn gemaakt of door ons zijn verzameld bij derden of publiek beschikbare bronnen, in verband met NAI Procedures; en
  • Gegevens die het NAI verkrijgt in verband met het gebruik door u van IT-diensten of -applicaties van het NAI (bijvoorbeeld toegang tot het draadloze internetnetwerk voor gasten van het NAI) alsmede het onderhoud, de beveiliging en het beheer daarvan (dit laatste mede ten behoeve van de controle op de naleving van de (IT-beveiligings)richtlijnen van het NAI).

 

Hoe gebruiken wij uw persoonlijke informatie en op welke rechtsgrondslag?

 

Afhankelijk van de omstandigheden waarin wij uw persoonsgegevens verwerken, kunnen wij uw persoonsgegevens op de volgende manieren en op basis van de hieronder beschreven rechtsgrondslagen gebruiken:

 

Neutrals/secretarissen

  • Om onze (contractuele) relatie met u te beheren en te administreren en/of om onze diensten te leveren en te verbeteren;
  • Om uw beschikbaarheid en geschiktheid te beoordelen (inclusief in antwoord op specifieke wrakingen van partijen) om te worden benoemd en om te blijven optreden in NAI Procedures, indien nodig ter bevordering van onze legitieme belangen en die van de partijen om ervoor te zorgen dat alleen geschikte kandidaten worden benoemd en dat er geen belangenconflicten ontstaan die de integriteit van NAI Procedures zouden kunnen ondermijnen;
  • Het bijhouden van een databank van potentiële Neutrals en secretarissen indien dit noodzakelijk is ter behartiging van onze rechtmatige belangen en die van potentiële partijen bij het aanwijzen en benoemen van geschikte Neutrals en secretarissen;
  • Om vonnissen te wijzen en eventueel geanonimiseerd te publiceren;
  • Om gelden aan u over te maken of administratieve informatie te verstrekken met betrekking tot uw (mogelijke) benoeming of het verloop van NAI Procedures, voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomsten met u en verplichtingen daaronder;
  • Om het algemene verloop van de NAI Procedure te vergemakkelijken, met inbegrip van de communicatie met u en de communicatie tussen arbitragedeelnemers te vergemakkelijken, alsmede om andere administratieve taken in verband met de NAI Procedure te vervullen, die noodzakelijk zijn voor (i) het bevorderen van de rechtmatige belangen van de partijen bij het oplossen van het geschil tussen hen en (ii) de belangen van de partijen en het NAI om ervoor te zorgen dat de arbitrageprocedure efficiënt en vlot verloopt en dat de rechten van de partijen gerespecteerd worden;
  • Het bijhouden van de interne administratie van het NAI met correcte informatie;
  • Om toegang te verlenen tot onze IT-diensten of -applicaties en deze te beheren, te onderhouden en te beschermen;
  • Om (statistisch) onderzoek te doen;
  • Waar nodig om te voldoen aan onze wettelijke en toezichthoudende verplichtingen, met inbegrip van fiscale verplichtingen, economische sancties en witwassen ("Wettelijke Nalevingsverplichtingen").

Individuele partijen/gemachtigde vertegenwoordiger van de partijen en raadslieden

  • Om diensten te verlenen in verband met NAI Procedures (met inbegrip van het overmaken van gelden) en om met u te communiceren in uw hoedanigheid van partij in een NAI Procedure of een gemachtigde vertegenwoordiger of raadsman van een partij, indien dit noodzakelijk is voor het bevorderen van de gerechtvaardigde belangen van de partijen bij het oplossen van het geschil tussen hen, en de belangen van de partijen en het NAI om ervoor te zorgen dat het arbitrageproces efficiënt en vlot verloopt en dat de rechten van de partijen gerespecteerd worden;
  • Wanneer wij een overeenkomst zijn aangegaan om diensten aan u als individu te verlenen in verband met NAI Procedures (bijvoorbeeld door individuen ingediende vorderingen), kunnen wij uw persoonsgegevens (alleen) verwerken voor zover dit noodzakelijk is om onze verplichtingen en plichten onder die overeenkomst na te komen;
  • Om onze contractuele relatie met u te beheren en te administreren, hetgeen ook de controle en betaling van facturen inhoudt;
  • Het bijhouden van de interne administratie van het NAI met correcte informatie;
  • Om toegang te verlenen tot onze IT-diensten of -applicaties en deze te beheren, te onderhouden en te beschermen;
  • Om (statistisch) onderzoek te doen;
  • Om vonnissen te wijzen en eventueel geanonimiseerd te publiceren; en
  • Waar nodig om te voldoen aan onze Wettelijke Nalevingsverplichtingen.

Getuigen en deskundigen

  • Om uw bewijsvoering in de NAI Procedure en het onderzoek van dat bewijs te vergemakkelijken, voor zover dat nodig is ter bevordering van de rechtmatige belangen van de partijen bij de beslechting van het geschil tussen hen, en van de belangen van de partijen en het NAI om ervoor te zorgen dat de NAI Procedure efficiënt en vlot verloopt en dat de rechten van de partijen gerespecteerd worden;
  • Het bijhouden van de interne administratie van het NAI met correcte informatie;
  • Om toegang te verlenen tot onze IT-diensten of -toepassingen en deze te beheren, te onderhouden en te beschermen; en
  • Waar nodig om te voldoen aan onze Wettelijke Nalevingsverplichtingen.

Andere personen

  • Voor zover nodig ter behartiging van de gerechtvaardigde belangen van partijen bij de beslechting van het geschil tussen hen, en van de belangen van partijen en het NAI om ervoor te zorgen dat de NAI Procedure efficiënt en snel verloopt en dat de rechten van partijen gerespecteerd worden;
  • Om toegang te verlenen tot onze IT-diensten of -applicaties en deze te beheren, te onderhouden en te beschermen; en
  • Waar nodig om te voldoen aan onze Wettelijke Nalevingsverplichtingen.

Hoe delen wij uw persoonlijke informatie?

 

Afhankelijk van de omstandigheden waarin wij met uw persoonsgegevens omgaan, kunnen wij deze delen met de volgende natuurlijke personen en rechtspersonen, voor zover dit noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van partijen bij de beslechting van het geschil tussen hen, en de belangen van partijen en het NAI om ervoor te zorgen dat NAI Procedures efficiënt en vlot verlopen en dat de rechten van partijen worden gerespecteerd, of zoals hieronder anders is uiteengezet:

  • Andere deelnemers aan NAI Procedures waarbij u betrokken bent;
  • Onze dienstverleners zoals onze derden data hosting providers zodat wij diensten kunnen verlenen in verband met NAI Procedures;
  • Met derden, met inbegrip van onze professionele adviseurs, financiële instellingen of wetshandhavingsinstanties, indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan onze Wettelijke Nalevingsverplichtingen, of indien het anderszins in ons rechtmatige belang of dat van een partij is om dit te doen.

Waar geven wij uw persoonsgegevens door?

 

Van tijd tot tijd geven wij persoonsgegevens door aan derde landen in verband met de diensten die wij verlenen in verband met NAI Procedures waarbij u betrokken bent, of zoals anderszins noodzakelijk kan worden in de loop van onze activiteiten. Dergelijke doorgiften vinden plaats wanneer daarvoor een rechtmatige grondslag bestaat.

 

Indien de ontvanger niet gevestigd is in een rechtsgebied dat een passend beschermingsniveau biedt voor persoonsgegevens zoals bepaald door de betreffende regelgevende instantie, doen wij dergelijke doorgiften in overeenstemming met onze wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld wanneer de doorgiften noodzakelijk zijn om rechtsvorderingen in het kader van NAI Procedures in te stellen, uit te oefenen of verweer te voeren, of wanneer er een andere rechtmatige grondslag is om dit te doen.

 

Hoe lang bewaren wij uw persoonlijke informatie?

 

Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan in de gegeven omstandigheden redelijkerwijs noodzakelijk is. De bewaartermijnen variëren naargelang de categorie van gegevens, rekening houdend met de wettelijke en toezichthoudende vereisten, de verjaringstermijnen voor het instellen van een rechtsvordering, goede praktijken en de wettelijke basis op basis waarvan wij uw persoonsgegevens verwerken.

 

Welke rechten heeft u met betrekking tot uw persoonsgegevens?

 

Afhankelijk van de omstandigheden hebt u een aantal rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die wij over u verwerken. Deze kunnen het recht omvatten om:

  • Toegang tot uw persoonsgegevens te vragen en een kopie ervan van ons te krijgen, voor zover dit geen negatieve gevolgen heeft voor de rechten en vrijheden van anderen;
  • Uw persoonsgegevens waarover wij beschikken te corrigeren indien deze onvolledig of onnauwkeurig zijn;
  • Uw persoonsgegevens te laten verwijderen wanneer er geen goede reden is om ze te blijven gebruiken of bewaren, tenzij de verwerking noodzakelijk is om een rechtsvordering of verweer in te stellen;
  • Te vragen dat uw persoonsgegevens alleen voor beperkte doeleinden worden gebruikt, tenzij de verwerking noodzakelijk is om een rechtsvordering in te stellen of een verweer te voeren;
  • Ons verzoeken te stoppen met de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer deze worden verwerkt op basis van uw toestemming;
  • Bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens indien de rechtmatige grondslag voor de verwerking de rechtmatige belangen van ons of van een derde zijn, tenzij er dwingende legitieme gronden voor de verwerking zijn;
  • Te eisen dat bepaalde van uw persoonsgegevens aan u of aan een derde worden doorgegeven, voor zover de gegevens rechtstreeks bij u werden verzameld; 
  • Een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit.

Indien u een van deze rechten wenst uit te oefenen, of indien u vragen hebt over deze mededeling of over de manier waarop wij uw persoonsgegevens behandelen, kunt u contact met ons opnemen:

  • Per e-mail:          gdpr@nai-nl.org
  • Per telefoon:     +31 10 281 69 69
  • Per post:             Postbus 21075, 3001 AB Rotterdam, Nederland

 

Wij wijzen u erop dat indien u werknemer bent van, benoemd of in dienst genomen bent door, of anderszins gelieerd bent aan een partij in een NAI Procedure, wij u adviseren uw zorgen in eerste instantie met die partij te bespreken voordat u contact opneemt met het NAI over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van een NAI Procedure.

 

Datum: 13 juni 2022

 



Internationaal

Het NAI is er voor nationale en internationale handelspartners
lees verder >

Het
NAI arbitragereglement

Ga naar de tekst >

NAI Nieuwsbrief

Meld u nu aan.